Les procédures sont un bel exemple de paradoxe opérationnel : tout le monde s’accorde sur leur absolue nécessité, mais personne ne veut les rédiger, et encore moins les lire.
Pourquoi ? Parce qu’une procédure classique est tout sauf « sexy ». C’est souvent un bloc de texte compact, technique, normatif et indigeste.
Y a-t-il une alternative pour soulager à la fois la charge de travail du rédacteur ET la charge cognitive du lecteur ? Oui. Oubliez le traitement de texte linéaire. Passez à la Carte Mentale (Mind Mapping).
Pourquoi passer du texte à la carte mentale ?
D’un point de vue fonctionnel, l’approche visuelle offre 5 avantages indéniables pour vos processus :
- Gain de temps radical : on utilise des mots-clés, pas de la phraséologie complexe.
- Clarté chirurgicale : la carte impose la concision ; fini le « blabla », place à la hiérarchisation des idées.
- Agilité de mise à jour : restructurer une (branche de) carte prend 10 secondes ;
- Attractivité visuelle : la carte est une image ; elle attire l’œil là où le pavé de texte le repousse.
- Flexibilité : elle peut vivre seule (procédure autonome) ou servir de sommaire dynamique pour un document plus lourd.
Le frein est avant tout culturel, pas technique !
Souvent, on pense qu’une procédure « sérieuse » doit obligatoirement être un document Word de 50 pages. C’est faux. L’objectif d’une procédure est d’être comprise et appliquée … pas d’être pesée.
CoolBlue, une société de distribution (NL) l’a bien compris. Avec chaque confirmation de commande, la procédure de retour n’est pas un texte juridique en petits caractères, mais un organigramme limpide. Résultat : le client comprend tout de suite quoi faire. Difficile de faire plus clair !
Et pour les inconditionnels du texte ?
Si votre contexte (normes strictes, culture d’entreprise) impose impérativement le format textuel, ne désespérez pas.
Vous pouvez augmenter drastiquement la lisibilité et le pouvoir de conviction de vos écrits en utilisant la Pyramide de Minto. Cette méthode, issue de McKinsey, vous aidera à structurer votre pensée logique avant même d’écrire la première ligne. Mais ça… c’est une autre histoire !
